Автомобиль в организации. Часть 2

АВТОМОБИЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ. ЧАСТЬ 2

Документальное оформление. Путевой лист

Путевой лист — обязательный документ для транспортных компаний. Тех компаний,  деятельностью которых является оказание услуг по перевозке пассажиров и грузов. Такие компании просто не могут отправлять в рейс автомобили без путевого листа (ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее — Устав АТ).

То, что путевой лист обязателен только для транспортных компаний, неоднократно обсуждалось в судах:
- Постановление ФАС МО от 18.09.2013 по делу № А40-19421/13-99-60, от 12.12.2011 по делу № А41-35844/10,
- Постановление ФАС ЗСО от 09.04.2012 по делу № А75-4440/2011,
- Постановление ФАС ВСО от 25.02.2010 по делу № А74-3569/2009,
- Определение ВС от 01.09.2014 № 302-КГ14-529.

Бухгалтеру нетранспортной компании следует ознакомиться с основными статьями Устава АТ, которые помогут принять правильное решение по использование путевого листа в конкретной организации:
- статья 1 — об отношениях, которые регулирует устав АТ. Предмет регулирования — перевозки!
- статья 2 — определение понятия «перевозчик»,
- статья 6 — об обязательности путевого листа в транспортных компаниях,

Нужно учесть, что, согласно Уставу АТ, путевой лист — основа для учета и контроля работы автомобиля и водителя в автотранспортной организации. В таких фирмах он служит основанием для заполнения табеля учета рабочего времени водителя и начисления ему зарплаты (п. 14 ст. 2, ст. 6 Устава АТ).

Важно понимать, что и все нормативные и прочие документы, которые изданы в исполнение требований Устава АТ, обязательны только для транспортных организаций.

Другие организации могут применять или не применять указанные документы по собственному желанию.

Главный аргумент в пользу обязательности путевого листа для нетранспортных компаний — требование ФНС. Не все так однозначно.

Ведь можно применять любой документ, который подтверждает производственный характер расходов и количество израсходованного топлива (Письмо УФНС от 09.07.2019 № 16-15/116577@).

С точки зрения контролирующих органов путевой лист необходим для:

• налогового учета амортизации и расходов по эксплуатации автомобиля (п. 1 ст. 256 НК РФ, Письмо ФНС от 22.11.2020 № ШС-37-3/15988@, Письмо Минфина от 20.11.2012 № 03-03-07/51),
• при аренде авто - для обоснования расходов по аренде (Письма УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1, от 07.07.2008 № 20-12/064123.2),
• для обоснования начисленной компенсации работнику, в случае, когда они использует личный транспорт в служебных целях (Письмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@, Письмо Минфина РФ от 13.04.2007 № 14-05-07/6, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406).

В нетранспортных компаниях можно использовать и любой другой документ, например, маршрутный лист. Но к другим документам ФНС относится «настороженно».

Аргумент в пользу применения Путевого листа — его обязательность по законодательству  об обеспечении безопасности дорожного движения (п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090).

С другой стороны, использование путевого листа в нетранспортной организации позволит «не изобретать велосипед», сэкономить время на проработке альтернативных вариантов.

Форма путевого листа

Форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата России от 29.11.1997 № 78. Обновленные правила (порядок) заполнения путевого листа и его обязательные реквизиты содержаться в Приказе Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Ранее на протяжении долгого времени действовал Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Действие нового приказа — до 01.01.2027.

Новые реквизиты в путевом листе с 01.01.2021:
- Сведения о перевозке — нужно указать вид сообщения и вид перевозки. Так как в Уставе АТ информации было недостаточно (3 вида перевозок: регулярные, по заказам, на легковых такси), Минтранс выпустил Письмо от 03.03.2021 № ДЗ-468-ПГ, где расширил эти виды до 6 наименований. Теперь для нетранспортных организаций подходит вид «перевозка для собственных нужд».
- Марка транспортного средства и прицепа (ранее — тип и модель).

А вот требования по оформлению путевого листа и его обязательных реквизитов в коммерческой нетранспортной организации могут иметь «облегченный» вид.

Главное, чтобы путевой лист содержал обязательные реквизиты первичного документа (соответствие статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), а также в нем содержался достаточный объем информации для подтверждения расходов, например, по налогу на прибыль организаций.

Какие же это послабления?

Это могут быть установленные в локальном нормативном акте (ЛНА) или учетной политике:
- сроки выдачи путевого листа, отличающиеся от сроков, требуемых приказом Минтранса.
- более краткие сведения о собственнике автомобиля,
- отсутствие при выезде отметки о техническом и медицинском осмотре. Ведь и Приказ № 368 такую отметку о техосмотре требует, «если обязательный контроль технического состояния авто предусмотрен законодательством»***.
- другие более «мягкие» требования.

*** Требования законодательства в этом случае — это требования закона о безопасности дорожного движения (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, Письмо Минтранса от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Согласно законодательству, техосмотр обязателен для осуществляющих коммерческие перевозки людей и грузов за плату, при перевозках для собственных нужд — только в случаях перевозок автобусами или грузовыми автомобилями.

Отметим, что Приказ № 368 не содержит обязанности указывать в путевом листе расход ГСМ, в т.ч. нормы расхода ГСМ (Письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).

Но маршрут поездки указывать нужно, т.к. именно такая информация подтверждает использования авто в служебных целях (Письмо Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-0-04/1/129) . Судебная практика признает, что целесообразно указывать куда ездили, по какому адресу.

Если решили применять в работе путевой лист, можно использовать как унифицированную форму, так и форму, разработанную самостоятельно. Унифицированные формы содержат образцы для разных типов автомобилей.

Путевой лист. Отметка о техосмотре

Обновленный порядок техконтроля — по правилам Приказа Минтранса РФ от 15.01.2021 № 9.

Состав отметки о техосмотре (п. 16 Приказа № 368):
- даты и время выпуска авто на линию и возвращения,
- даты и время проведения предрейсового и предсменного контроля технического состояния,
- надпись «выпуск на линию разрешен»,
- подпись с указанием ФИО должностного лица, ответственного за тех. состояние и эксплуатацию авто.

Важно, что отметка о техосмотре (аналогичный подход и для медосмотра) – это реквизит, который не является сферой контроля ФНС. Нарушения в этой сфере контролируют ГАИ и Ространснадзор. Косвенно это подтверждается статьями 12.31.1, 23.3, 23.36, 23.36.1 КоАП РФ, содержащими нормы ответственности за несоблюдение правил перевозок, в т.ч.  в плане контроля технического состояния автомобиля.

Таким образом, отсутствие отметки о техосмотре не может рассматриваться при решении вопроса об обоснованности налоговых расходов.

Путевой лист. Предрейсовый медосмотр

Содержание отметки о предрейсовом медосмотре должно соответствовать требованиям п. 15 Приказа № 368.

Обязательность предрейсовых медосмотров — только если сотрудник работает в качестве водителя (п. 3 ст. 23 Федерального закона № 196-ФЗ, п. 6 Порядка, утв. Приказом Минздрава от 15.12.2014 № 835н).

При этом должность работника может называться и по-другому. Главное — должностные обязанности по трудовому договору. Например, при приеме на работу было условие наличие водительских прав и готовность управлять автомобилем (должностные обязанности конкретного менеджера по продажам).

Совсем другой случай — сотрудник управляет автомобилем, потому что ему так удобно, но это не является условием его труда.

Итак, если автомобиль используют в работе другие сотрудники (не водители), то с точки зрения требований нормативной документации, медосмотра может и не быть. Хотя Трудовая инспекция может и наказать. Наказать за нарушение законодательства об охране труда (Постановление ВС от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Интересно, что для ИП, осуществляющего перевозки и управляющего транспортным средством самостоятельно, требование о предрейсовом медосмотре обязательно (п. 4 ст. 23 Федерального закона № 196-ФЗ).

Вопросы о предрейсовых медосмотрах неоднократно рассматривались судебными органами:
- Постановление ВС РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173,
- Апелляционное определение Мосгорсуда от 24.05.2019 по делу № 33а-2857/2019,
-  Апелляционное определение Мосгорсуда от 18.09.2018 по делу № 33а-6141,
- и другие.

Решение в вашем конкретном случае, безусловно, принимать вам. Рассмотрите все плюсы и минусы и сделайте свой выбор.

Путевой лист. Требования ФНС.

Что нужно учесть при упрощении требований к путевому листу в организации, не являющейся профессиональным перевозчиком, с точки зрения налогового учета:
- есть документы, настаивающие на том, что целью составления путевого листа является подтверждение расхода ГСМ (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/130),
- отсутствие в путевом листе маршрута следования автомобиля может, по мнению контролирующих органов, говорить о неслужебном его использовании.

Документальное оформление. Поездка на авто в командировку.

Рассмотрим только те документы, которыми оформляются командировочные расходы, в которых фигурирует автомобиль:

1. Приказ на командировку. Если командировка осуществляется на автомобиле организации или сотрудник едет в командировку на собственном авто, в приказе на командировку нужно этот факт отразить. Например, «Проезд к месту командировки - на личном автомобиле марки ХХХ, госномер ХХХ». 

2. Служебная записка командированного работника, которая составляется после возвращения из командировки. В такой записке указывается фактический срок пребывания в месте командировки. Факт поездки на автомобиле подтверждается приложенными документами. Это могут быть: путевой или маршрутный лист, квитанции, чеки, иные документы, подтверждающие маршрут следования автомобиля (п. 7 Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

3. Авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы на автомобиль в командировке (чеки ГСМ и т.п.).

Если говорить о налоговом учете расходов на автомобиль во время командировки, то такие расходы учитываются не в составе командировочных, а в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

Примеры подобных расходов:
- арендная плата за автомобиль работника,
- расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле,
- компенсацию за использование личного автомобиля работника, на котором осуществлялась поездка в командировку.

К сожалению, ФНС РФ считает, что в сумму весьма скромной компенсации за личный автомобиль по  Постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 уже включено возмещение указанных расходов (Письмо ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Подробнее про компенсации — в следующих публикациях.

Отметим, что как для поездки в командировку, так и в других случаях не лишним будет выдать сотруднику Доверенность на управление автомобилем от организации. Когда такая доверенность может пригодиться? Например, в случае, когда авто заберут на штрафную стоянку.

Напомним, это наша вторая публикация по теме «Автомобиль в нетранспортной коммерческой организации». В следующий раз рассмотрим расходы на содержания автомобиля и некоторые другие вопросы.

Какие вопросы, по вашему мнению, не раскрыты в уже опубликованных частях? Пишите комментарии, задавайте вопросы.

_______________

Наш телефон с WhatsApp 8-983-310-15-94