Электронный документооборот (ЭДО) сегодня

Дата публикации: 22.06.2022 14:30

Не всегда у бухгалтера есть четкое понимание того, в каких случаях ЭДО обязателен, как правильно организовать работу в отношении ЭДО в различных случаях.

Сегодня есть 2 основных направления, где ЭДО обязателен:

1. Маркировка (с 01.12.2021 есть штрафы за нарушение правил ЭДО по статье 15.12.1 КоАП РФ).
2. Прослеживаемость (штрафы пока не действуют, отложили до конца 2023 года).

Обязателен ЭДО и при:

1. Сдаче налоговой и прочей отчетности, по которой предусмотрен только электронный документооборот.
2. Работе в государственных электронных системах.
3. Совершении операций на электронных торговых площадках и т.п.

Утверждены обязательные форматы электронных документов:

- счетов-фактур и УПД,
- корректировочных счетов-фактур и УКД,
- книг покупок и продаж, журнала полученных и выданных счетов-фактур,
- электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости, электронного наряд-заказа.

Для некоторых прочих случаев также утверждены форматы электронных документов. Но они обязательны только для тех, кто применяет ЭДО (перешел на ЭДО, совмещает ЭДО и бумажный документооборот).

Это, например:

- акт выполненных работ/оказанных услуг,
- товарная накладная (по форме ТОРГ-12),
- документ о расхождении по форме ТОРГ-2,
- договорной документ в электронной форме (PDF/A-3).

В отношении таких документов можно использовать и самостоятельно разработанные форматы, при условии, что контрагенты согласны и готовы такие формы принимать.

Следует понимать, что различаются и каналы, по которым передаются электронные документы.

Обязательный ЭДО — только через операторов ЭДО. Передача электронной налоговой отчетности возможна и через личный кабинет налогоплательщика.

Правильный электронный счет-фактура (ЭСФ) или УПД:

- должен быть составлен по установленному формату и порядку,
- формат файла — только XML,
- передача документа через оператора ЭДО,
- каждый документ подписывается одной УКЭП (руководителя или уполномоченного лица) и передается в отдельности, отдельным файлом (п. 2, 3, 5, 6 Приказа Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н).

Есть два нюанса:

1. При наличии ошибок в оформлении ЭСФ и УПД (не соблюдение формата, передача не через оператора ЭДО и т.п.) применение такого электронного документа возможно.

Но тогда он должен содержать две подписи (руководителя и главбуха, иных уполномоченных лиц). Об этом прямо сказано в абз. 1 п. 6 ст. 169 НК РФ, иначе электронный документ будет считаться неподписанным, его нельзя будет принять для вычета НДС.

2. Запрет на шифрование электронных документов в случае оборота прослеживаемых товаров.

О других тонкостях ЭДО — в наших следующих публикациях.