Как маленькой компании перейти на ЭДО

Дата публикации: 17.08.2021 10:41

В планах правительства — повсеместный переход на электронный документооборот (ЭДО).
С учетом вступления в силу c 08.07.2021 законодательных норм по прослеживаемости импортных товаров, даже небольшим компаниям нужно уже сейчас задуматься о переходе электронное общение с партнерами и контролирующими органами.
В новостных лентах, статьях, бесплатных и платных вебинарах много полезной информации на эту тему, но не для малого и очень малого бизнеса.
В небольшой фирме все, что содержит слова «документ», «документооборот» сразу адресует бухгалтеру, именно главбуху придется разбираться с этой темой.

На что нужно обратить внимание, планируя переход на ЭДО?

1. Крупные контрагенты давно перешли на ЭДО, их критерии отбора партнеров зачастую содержат пункт об использовании облачных платформ обмена данными. Значит, пора готовиться и вам, если вы работаете с такими партнерами.

2. Для вашего перехода будет нужно:
- заключить соответствующее соглашение об ЭДО с контрагентом,
- выбрать оператора ЭДО, заключить соглашение с ним. Выбирать лучше из тех, с кем уже работают ваши контрагенты. При выборе тарифа оператора нужно взвешенно оценить объем документооборота в компании, наличие учетных систем и работников, которые будут участвовать в ЭДО. Теоретически можно работать по ЭДО и напрямую, а не через оператора ЭДО, но вариант с оператором представляется более надежным и рациональным.
- получить доступы к веб-платформе оператора или провести интеграцию учетной системы, обеспечивая автоматический обмен данными в рамках ЭДО,
- провести сверку товарного ассортимента,
- пройти тестовые обмены данными,
- отразить новые правила (ЭДО) в учетной политике компании, других локальных нормативных актах компании, описывающих правила ЭДО и утверждающих временных рамки работы по новым правилам.

3. Кто это будет оплачивать? Увы, обычно компания-поставщик. Хотя некоторые крупные компании-покупатели и берут на себя такие затраты или их часть.

4. Как посчитать затраты на переход на ЭДО и последующее обслуживание? Учитываем следующее:
- При работе через оператора ЭДО покупать какое-либо программное обеспечение, создавать инфраструктуру не потребуется. Достаточно любое устройство с доступом в интернет и электронная подпись.
Итак, основные затраты: услуги оператора ЭДО и стоимость сертификата электронной подписи.
- Учтем, что некоторые операторы ЭДО предоставляю льготный период «вхождения» в ЭДО, плюс всегда можно попросить скидку.

5. Сроки перехода. Тут по-разному. Зависит от размера компании и ее «оснащенности». При любом раскладе уложиться в 1-2 дня вряд ли получится. Скорее речь идет об 1-2 неделях.

Не забываем, что для того, чтобы система ЭДО эффективно заработала в компании, нужно привлечь к ней всех своих клиентов. Иначе придется вести и электронный, и бумажный документооборот одновременно, что займет много времени и увеличит затраты.