Как оформить компенсации сотруднику

Дата публикации: 18.11.2021 00:00

Компенсации затрат работника.

В затратах по налогу на прибыль можно учесть компенсации работникам. Общий подход и правила — в статье 164 ТК РФ, в отношении дистанционных работников — в статье 31.6 ТК РФ. Также в помощь — Письма Минфина от 04.02.2020 № 03-03-06/1/6672, от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342.

Положения 25 главы НК для отражения расходов по компенсациям:

- пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (компенсации за использование автомобиля, в пределах норма, подробнее — в статье Автомобиль в организации 4),
- пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (другие расходы, связанные с производством и реализацией),
- п. 25 ст.255 НК РФ (другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым или коллективным договором).

При этом должны выполнять общие условия признания расходов по п. 1 ст. 252 НК РФ:

- расходы должны быть экономически оправданы (соглашение о компенсации, положительная резолюция на отчете и т.п.)
- денежная оценка должна быть обоснована
- есть документальное подтверждение приобретения (аренды) имущества, затрат на его содержание и ремонт, расходные материалы
- имущество используется в деятельности организации.

НДФЛ с работниками при выплате компенсаций не удерживается (п. 1 ст. 41 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 24.11.2017 № 03-04-05/78097).

Страховые взносы на компенсацию не начисляются (Письмо Минфина РФ от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895). Условие — расходы приняты в НУ правомерно.

Документы, которыми подтверждаются расходы работника, подлежащие компенсации:

1. Трудовой договор (доп.соглашение/отдельный документ) о компенсации затрат, необходимых для выполнения трудовых обязанностей.

2. Отчет сотрудника о произведенных затратах по форме, утвержденной учетной политикой (УП) компании.

Такой формой может быть и авансовый отчет. Но нужно помнить, что в программе 1С, например, для авансовых отчетов предопределено использование счета 71.
Используете такой порядок — пропишите его в УП.
Нет — оформляйте бухгалтерской справкой/другим документом с использованием счета 73.

3. Документы, подтверждающие владение используемым имуществом (накладная, чек ККТ, слип об оплате).

4. Документы, подтверждающие расходы (акт, накладная, чек ККТ).

5. Приказ руководителя (если предусмотрен порядком оформления).

Классическая проводка при компенсации расходов работнику:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73.

Документ — любой, подтверждающий расходы. В программе 1С можно использовать и бухгалтерскую справку, и документ Поступления «Товары (услуги, комиссия).

В качестве договора при этом можно указать «Отчет сотрудника от хх.хх.хххх».

Если в чеке ККМ выделен НДС, нужно оформить в программе и документ списания НДС на расходы, не учитываемые при налогообложении.

У организации не получится взять к вычету НДС, даже если работник предоставит выписанный на него счет-фактуру.