Покупки на нужды организации за собственные средства работника

Дата публикации: 16.12.2020 00:00

ПОКУПКИ НА НУЖДЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЗА СОБСТВЕННЫЕ СРЕДСТВА РАБОТНИКА

Зачастую сотрудник покупает необходимые для работы ТМЦ за свой счет, а потом организация возмещает ему понесенные расходы.

Вроде привычная операция, и при ее оформлении многие бухгалтера проводят в программе документ «авансовый отчет», а в качестве основного счета для отражения операции используют счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На наш взгляд, такой подход не совсем верен.

Счет 71 согласно Плану счетов бухгалтерского учета предназначен для расчетов с работниками организации по суммам, выданным в подотчет. Но в нашем случае сотруднику никакие деньги организации не выдавались, отчитываться ему не в чем.

В такой ситуации для расчетов с сотрудниками можно использовать счет 73.03 «Расчеты по прочим операциям».

Тонкий момент. Сотрудник, как правило, получает распоряжение или «добро» на покупку ТМЦ от непосредственного руководителя. Но получает его чаще всего в устной форме. А требуется документальное оформление.

Это может быть:

приказ руководителя о возмещении затрат сотрудника на покупку ТМЦ, необходимых для работы фирмы,
заявление сотрудника на возмещение расходов с визой руководителя «оплатить» или аналогичной,
отчет о потраченных средствах с приложением документов на оплату и покупку. В принципе, можно использовать в этом случае и отчет по форме АО-1.

В программе 1С в этом случае можно оформить:

поступление ТМЦ документом «Поступление (акт, накладная),
списание НДС,
выдачу денежных средств из кассы или списание с расчетного счета, с видом операции «прочее списание».

Списание НДС – еще одна тонкость, про которую забывают (не знают) некоторые начинающие бухгалтера.

При покупке ТМЦ в розницу принять НДС к вычету не получится, т.к. нет счета-фактуры. Именно так считает Минфин РФ.

В некоторых случаях можно принять НДС к вычету и без счета-фактуры, но эти случаи прямо оговорены в Налоговом кодексе - п. 3, 6-8 статьи 171 НК РФ (например, НДС с расходов на проезд в командировке).

НДС при покупке ТМЦ в розницу нельзя отразить и в расходах по налогу на прибыль, опять же из-за отсутствия счета-фактуры (Письмо Минфина РФ от 24.01.2017 № 03-07-11/3094).

Увы, нужно списывать НДС, выделенный в кассовом чеке, на расходы, не учитываемые при налогообложении.

В программе 1С можно на основании документа «Поступление (акт, накладная)» создать документ «Списание НДС».

При заполнении документа сумма НДС будет отнесена на счет 91.02 с видом расхода «списание выделенного НДС на прочие расходы», а также отражена за балансом на счете НЕ.01.9.

Уточним, что аналогично отражается в учете списание НДС и при обычном подотчете (при формировании авансового отчета сотрудника).

В случаях, когда были покупки за наличный расчет в рознице, и счет-фактура не выдавался.

А как вы оформление такие операции в учете? Делитесь в комментариях.

Обо всех нюансах работы бухгалтера мы рассказываем на наших курсах и семинарах.

Всегда актуальное расписание здесь >>>

Телефон с WhatsApp: 8-913-980-52-83

Теги простов1с простобухучетлюблю