Корпоративные карты. Что делать когда расход есть, а отчёта нет?

Дата публикации: 14.11.2022 15:22

Работник потратил деньги с корпоративной карты, но отчет не предоставляет длительное время?

Работодатель может:

- принять решение об удержании из заработной платы (не позднее одного месяца, установленного для возврата подотчетных сумм) при условии, что работник не возражает против удержаний и его размера.
- если месячный срок пропущен, можно обратиться в суд (в течение одного года со дня обнаруженного работодателем ущерба).

Учитываем, что по мнению Минфина РФ, задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной через 3 года (Письмо Минфина РФ от 08.08.12 № 03-03-07/37).
У работника в случае невозврата подотчетных сумм возникает доход.

Как определить его дату?

Доход у работника и необходимость у работодателя удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, возникает тогда, когда:

- работодатель простил долг работнику (можно в одностороннем порядке, лишь уведомив работника),
- истек срок давности для обращения в суд,
- суд отказал во взыскании,
- решение суда осталось неисполненным из-за отсутствия у работника имущества, на которое могло бы быть обращено взыскание.

(Письмо Минфина РФ от 30.01.2018 № 03-04-07/5117, Письмо ФНС РФ от 08.02.2018 № ГД-4-11/2419@).

В идеале у работодателя должен быть локальный нормативный акт, в котором прописаны правила возврата подотчетных сумм, действия работодатели при невозвратах, срок включения невозвращенных сумм в доход работника.

Как работодатель учитывает прощенные суммы (невозвращенный подотчет)?

Убыток от прощенного долга в расходах по налогу на прибыль учесть нельзя (п. 16 ст. 270 НК РФ, Письмо Минфина России от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53125).

Задолженность, признанную безнадежной включить в расходы на первый взгляд можно (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 16.06.2021 № 03-03-06/1/47424).

Но если суд отказал во взыскании долга с работника, по мнению Минфина РФ, задолженность безнадежной не признается, значит ее нельзя включить в налоговые расходы (Письмо Минфина РФ от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).

Страховые взносы, начисленные на прощенный работнику долг, учесть в расходах по налогу на прибыль можно (пп. 1, пп. 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 05.02.2018 № 03-03-06/1/6290).
Налогоплательщикам УСН (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину расходов) убытки, связанные со списанием подотчетных сумм, учесть не получится. Такого вида расхода нет в ст. 346.16 НК. Страховые взносы учесть можно на общих основаниях.