Хранение документов бухгалтерского учета.

Дата публикации: 14.09.2023 00:00

Как и сколько хранить бухгалтерские документы вроде знает каждый бухгалтер. Но если вдруг все работа по оформлению хранения документов полностью сваливается именно на бухгалтера, его, возможно, начинают одолевать сомнения.

Повторим, какими нормативными актами нужно руководствоваться, как все оформлять.

Основные нормативные документы:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования ... архивных документов в ... организациях, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, (далее — Приказ 526).

3. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов... и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Приказ 236).

4. Федеральный закон от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» (актуально при ликвидации организации).

Краткая памятка по работе с документами:

1. Определите, какие документы и сколько по времени хранятся именно в вашей организации, какие относятся к документам временного, а какие к документам постоянного хранения.

2. Пропишите, как проводится экспертиза документов и их уничтожение при истечении сроков хранения. При этом помните, что в строке 277 Перечня по

Приказу 236 есть фраза про то, срок хранения документов заканчивается «при условии проведения проверки».

Какой именно проверки, не поясняется. Росархив, например, считает, что после проверки любыми уполномоченными на проверки контролирующими органами (налоговиками, аудиторами и т.п.) — подробнее об этом в Письме Росархива от 26.03.2020 № 7/905.

3. Уточните в локальном акте, как оформляется передача документов при смене ответственных лиц (руководителя, главбуха и т.п.). Этот вопрос напрямую с хранением документов вроде не связан, но очень важен.

4. Утвердите формы документов, связанных с хранением документов, если они не поименованы в приложениях к вашей учетной политике по бухгалтерскому учету.

Речь о порядке оформления дел по документам, подлежащих хранению. Образы описей можно найти в Приложениях 14-18 Приказа 526, акта приема-передачи документов на хранение – в Приложении 20.

5. Также нужно обеспечить безопасное хранение документов и защиту их от исправлений (изменений) – п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухучете», п. 23, 29 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

6. Хранение документов организовать должен директор. Но расписать, как и по каким правилам все это будет происходить, скорее всего придется именно бухгалтеру.

7. Ну и не забудьте установить, что и как будет происходить с документами, если организацию вдруг придется ликвидировать (п. 10 ст. 23 Закона № 125-ФЗ).

Теги полезные материалы