ПРАВИЛА КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ И НАЛИЧНЫХ РАСЧЕТОВ в 2021 ГОДУ

В 2020 году Банк России внес изменения и в правила ведения кассовых операций, и в требования к наличным расчетам. Некоторым бухгалтерам изменения показались несущественными. Но в любом случае их нужно учитывать в работе, нужно внести изменения в локальные нормативные акты (ЛНА), регламентирующие кассовые операции и наличные расчеты в конкретной организации.

Новые правила ведения кассовых операций

В отношении ведения кассовых операций с июня 2014 года действует Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Осенью 2020 года в это Указания были внесены изменения. Они действуют с 30 ноября 2020 г.

Изменений не так много:

• в пункт 4 Указания (в нем - нормы о том, что кассовые операции ведутся кассовым работником, либо другим уполномоченным лицом организации) добавлено положение, что ведение некоторых кассовых операций возможно без участия работников юридического лица (ЮЛ) или индивидуального предпринимателя (ИП). Их могут заменить автоматические устройства, позволяющие осуществлять прием и (или) выдачу банкнот Банка России,

• уточнено, что изъятые из автоматизированных устройств денежные средства приходуются в кассу с оформлением приходного кассового ордера установленной формы, а выдачи в обособленные подразделения или для загрузки в автоматизированные устройства, происходят по расходным кассовым ордерам,
• сформулированы правила проверки кассиром банкнот при их приеме и выдаче, требования к банкнотам, порядок действий при обнаружении дефектов банкнот,
• требование о проверке документа, удостоверяющего личность лица, которому выдаются денежные средства, исключено. Но удостовериться в том, что деньги выдаются именно лицу, указанному в расходном кассовом ордере, кассир обязан,
• исчезло из Указания требование о депонировании не выданной в срок заработной платы,
• для обособленных подразделений организации, которые после проведения кассовых операций сдают наличные средства в кассу головного подразделения, теперь предусмотрена возможность не вести кассовую книгу,
• и, самое приятное – упростились правила выдачи денежных средств в подотчет. Теперь в одном распоряжении на выдачу денежных средств может быть указано несколько сумм и несколько подотчетников,
• убрали из Указания норму о том, что отчитываться о подотчетных суммах нужно в 3-х дневный срок (после окончания периода, на который выдавались денежные средства). Срок теперь устанавливает руководитель организации.

Локальный нормативный акт по кассовым операциям

Обращаем ваше внимание на то, что Указание 3210-У (как до, так и после внесения в него изменений) содержит несколько положений о том, что в организации должны быть установлены правила ведения кассовых операций.

Либо предусмотрено право выбора варианта, наиболее подходящего для конкретной компании.

Практически все бухгалтера уже усвоили, что, если нормативный документ:

1. Содержит требование что-либо установить/определить, то это нужно сделать в ЛНА.
   В отношении Указания № 3210-У, например:

• установить лимит остатка наличных в кассе (п. 2 Указания),
• определить место проведения кассовых операций (п. 2 Указания),
• установить права и обязанности для кассира (иного работника, ведущего кассовые операции), и ознакомить его с ним под роспись (п. 4 Указания),

2. Когда нормативный документ содержит право выбора, такой выбор нужно где-то письменно закрепить.
Это можно сделать в любом документе (учетной политике по бухгалтерскому учету, например).
Но более правильным представляется создание Положения о ведении кассовых операций, например, в ООО «Ромашка». Или, исходя из требования рациональности, издать Приказ руководителя ООО «Ромашка» о ведении кассовых операций и наличных расчетах.
Все случаи, когда в соответствии с Указанием 3210-У, вы должны сделать выбор, перечислять не будем, но, например, в одном документе можно:

• отразить тот факт, что лимит остатка денег в кассе не вы не устанавливаете (если вы субъект малого предпринимательства и приняли решение работать без лимита),
• прописать, что при ведении кассовых операций вы используете автоматизированные устройства, и порядок их использования,
• указать, в бумажном или электронном виде оформляются кассовые документы (п. 4.7 Указания), если в электронном – уточнить порядок оформления,
• прописать порядок выдачи средств в подотчет, либо дать ссылку на другой документ – Порядок расчетов с подотчетными лицами.
• установить сроки и порядок хранения денежных средств (п. 4, 7 Указания), порядок проведения их инвентаризации,
• установить особенности ведения кассовых операций в обособленных подразделениях фирмы, если такие подразделения имеются, и кассовые операции в них ведутся.

Новые правила наличных расчетов

Указание Центробанка № 5348-У «О правилах наличных расчетов» от 09.12.2019 вступило в действие с 27 апреля прошлого года. Указание № 3073-У с 27.04.2020 не действует.

Но до сих пор в статьях, публикуемых бухгалтерскими интернет-изданиями много ссылок на Указание № 3073-У. Возможно, так получилось потому, что в уже рассмотренное нами Указание 3210-У были внесены изменения. И могло сложиться мнение, что и с Указанием № 3073-У аналогичная история. Но нет. Его переписали полностью.

В отношении наличных расчетов позиция Банка России стала еще более жесткой:

• теперь практически во всех случаях, когда планируется наличный расчет, денежные средства нужно получать в банке. Ранее такая обязанность была только в отношении сумм, предназначенных для расчетов по аренде, а также по займам и ценным бумагам.
• в большинстве случаев тратить деньги, поступившие в кассу сразу нельзя, их нужно сдать в банк, а затем вновь получить средства в банке для расчета наличными. Об этом – в Письме Банка России от 04.06.2020 № 45-19/5013.
• исключение из предыдущего правила – поступление наличной выручки и поступления в виде страховых премий. Указанные суммы по-прежнему можно тратить, не сдавая в банк, но только на определенные ограниченные цели, список которых слегка изменился.
• а вот если у одного из сотрудников были в подотчете значительные денежные суммы, выдать их другому сотруднику, или потратить, например, на выдачу зарплаты, нельзя. Их нужно сначала сдать в банк. И получить вновь. Так рекомендует Банк России и в своем Письме от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561. Такие теперь правила.

На что можно тратить выручку любым организациям? На то же, что и раньше:

• выплаты, включенные в фонд заработной платы и выплаты социального характера,
• выплаты страховых возмещений физическим лицам, которые ранее заплатили страховые премии наличными деньгами,
• выдачи денежных средств индивидуальному предпринимателю на личные цели, не связанные с предпринимательской деятельностью,
• оплату товаров (работ, услуг),
• выдачи наличных работникам под отчет,
• возврат за ранее оплаченные наличными и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Общий лимит на расчеты наличными между юридическими лицами и ИП остался прежним – 100 тыс. рублей по одной сделке.

В новом Указание исчезла формулировка про то, что лимит в 100 тыс. рублей не относится к физическим лицам. Некоторые решили, что лимит теперь действует и при расчетах с ними. На наш взгляд, это не так. С физическими лицами по-прежнему ведем расчет наличными без ограничений.

Особые правила для некоторых участников наличных расчетов

Формулировки положений нового Указания оставляют желать лучшего. Текст подан так, что прийти к неверным выводам очень легко. Поясним.

И всех участников расчетов наличными выделили новую категорию, для которой в работе с наличными действуют более лояльные правила.

Уловить, в чем заключаются эти правила, можно, прочитав лишь одно предложение, которые начинается абзацем № 2 пункта 1 Указания.

Предложение при распечатке на листе А4 с размером шрифта – 12 мм состоит из 42! строк, и занимает более страницы. При этом в предложении используются как простое перечисление, так и перечисление через точку с запятой, уточнения в круглых скобках, ненумерованный список. Попробуем систематизировать информацию.

Новая категория участников наличных расчетов. Вернее категория с особыми правилами. К ней отнесли:

• микрофинансовые организации,
• ломбарды,
• сельскохозяйственные потребительские кооперативы,
• кредитные потребительские кооперативы.

Вот эти организации получили право тратить сразу следующие поступления в кассу:

• поступления по договорам займа (договорам передачи личных сбережений),
• суммы, полученные в качестве возврата основной суммы долга,
• полученные проценты и штрафы по договору займа,
• полученные паевые взносы.

Этой «льготной» категории можно тратить наличные деньги на выдачу займов.

Для определенных организаций из этой категории установлены некоторые лимиты на выдачу займов, мы на них останавливаться не будем, они довольно подробно прописаны в Указании № 5348-У.

Штрафы за кассовые нарушения

Сразу отметим, что рассмотрим только штрафы за несоблюдение двух Указаний: № 3210-У и № 5348-У.

В самих указаниях не прописано, кто осуществляет контроль за их соблюдением.

Но есть КоАП РФ, в статье 23.5 которого содержится положение о том, что именно налоговые органы рассматривают дела об административных нарушениях, оговоренных, например, в статье 15.1 в отношении кассовых операций.

За некоторые виды нарушений в законодательстве четко не прописана ответственность. Например, за нецелевое использование наличных денежных средств.

Поэтому, в случае, когда обычная организация из выручки выдала займ сотруднику (а не сдала сначала выручку в банк), контролирующие органы будут применять все ту же статью 15.1 КоАП.

Суммы штрафов:

• от 40 до 50 тыс. рублей на организацию,
• от 4 до 5 тыс. рублей на ответственных лиц.

Тонким моментом остается срок исковой давности по таким нарушениям.

Срок не изменился и составляет 2 месяца. Но иногда эти 2 месяцы пытаются считать не от даты нарушения. А признают нарушение длящимся и считают от даты обнаружения нарушения.

Таким образом, сегодня позиция контролирующих органов, судов не однозначна. Есть судебные решения в пользу обоих вариантов.

Отметим два решения в «нашу пользу», когда 2 месяцев считают от даты нарушения:

• Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.06.2020 № ФО1-10807/2020 по делу № А79-11046/2019,
• Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 20.03.2019 № 05АП-1078/2019 по делу № А51-26553/2018.

И напомним, что если нарушение совершено впервые, субъект малого предпринимательства, например, может надеяться на замену денежного штрафа предупреждением.

А как у вас оформлены правила по работе с наличными денежными средствами? Доводилось ли вам «попадать» на штрафы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях к анонсу статьи.